L’état des lieux du logement social loué vide
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Le logement social (public ou privé), loué vide est soumis
à conditions de ressources et le bail est d’une durée
indéterminée, (voir nos articles précédents sur la
résiliationpar le locataire et par le bailleur social).
L’état des lieux est un document imposé par la législation
au bailleur et au locataire d’un logement destiné à devenir
la résidence principale du locataire.
I – Quel est l’intérêt d’un état des lieux ?
L’état des lieux, comme son nom l’indique, constate l’état dans lequel se trouvent des lieux, c’est une « photographie écrite » instantanée de l’ensemble des locaux et équipements d’usage privatif mentionnés au bail et dont le locataire a la jouissance exclusive (y compris cave, garage, place de stationnement, box, grenier, jardin…).
À l’entrée dans les lieux, un 1er état des lieux contradictoire entre bailleur et locataire, réalisé dans de bonnes conditions d’éclairage, est signé par les deux parties lors de la remise des clés au locataire.
À la sortie des lieux, un 2ème état des lieux contradictoire entre locataire et bailleur, réalisé dans de bonnes conditions d’éclairage, est signé par les 2 parties lors de la restitution des clés au bailleur.
En cas de litige (dégradations, consommations d’énergie, propreté, menues réparations non effectuées, entretien non réalisé…), la comparaison des deux états des lieux permettra d’établir la responsabilité de chacun.
D’où la nécessité absolue qu’ils soient extrêmement précis et détaillés.
La réalisation d’un état des lieux
Elle est longue, fastidieuse, nécessite concentration, rigueur et demande du temps pour tout regarder, vérifier, essayer, décrire avec précision. Soyons francs, ce n’est pas exactement une partie de plaisir.
C’est pourquoi, lors de l’établissement de l’état des lieux d’entrée, beaucoup de bailleurs, (leurs représentants), ont tendance à expédier l’affaire car le logement est « parfait ».
Mais vous pouvez compter sur les mêmes pour tout éplucher et tout examiner dans le moindre détail lors de votre départ.
II – Quel est l’intérêt d’une grille de vétusté à l’entrée ?
Pour tenir compte de l’usure normale due au temps et à un usage normal, la loi ALUR du 24 mars 2014 « pour l’accès au logement et un urbanisme rénové » a introduit la notion de vétusté dans les rapports entre bailleur et locataire.
Nous incitons vivement le locataire à demander au bailleur social qu’une grille de vétusté soit annexée au bail. Ce n’est pas obligatoire mais si le locataire le réclame, le bailleur doit en proposer une pour distinguer :
- la vétusté qui est l’altération progressive normale due au vieillissement et à un usage normal, à la charge du bailleur,
- de la dégradation à la charge du locataire qui y remédie par l’entretien régulier et de menues réparations évitant une dégradation plus importante voire une destruction.
Bailleur et locataire peuvent convenir d’une grille de vétusté choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif de location, même si le logement en cause ne relève pas du secteur locatif régi par l’accord en question.
La grille de vétusté fixe :
- La durée de vie théorique de chaque équipement,
- La période de franchise comptée depuis sa réalisation ou son achat (et non pas depuis l’entrée du locataire dans les lieux) pendant laquelle cet équipement reste neuf et ne vieillit pas,
- Le pourcentage d’abattement annuel pour vétusté au-delà de cette franchise,
- Le pourcentage de valeur résiduelle.
Bien sûr, l’année de réalisation des travaux est mentionnée dans l’état des lieux pour chaque revêtement ou équipement ou ensemble ou mobilier (peintures du salon, installation sanitaire, menuiseries extérieures, meuble sous évier, appartement entièrement repeint à neuf…).
Si des dégradations sont constatées au départ du locataire, le bailleur devra justifier l’année mentionnée par la présentation de factures d’achat et/ou de réalisation afin de pouvoir calculer les durées et abattements cités ci-dessus et donc le pourcentage du coût de la remise en état qui pourrait rester à la charge du locataire.
L’absence de grille de vétusté acceptée par les parties à l’entrée
Dans ce cas, l’estimation du coût des dégradations constatées à la sortie sera beaucoup plus difficile.
Le bailleur, peu enclin à admettre la notion de vétusté, aura tendance à exiger une remise en état totale aux frais du locataire.
Le locataire lui, peu réceptif à la notion de valeur résiduelle, suspectera le bailleur de vouloir se payer une remise à neuf sur son dos…
III –La grille de vétusté appliquée par le bailleur social
PODELIHA
PODELIHA applique depuis 2017 en Maine et Loire une grille de vétusté résultant d’un accord entre les associations de locataires et les organismes HLM de Loire-Atlantique.
Ce document fixe les taux de vétusté et les réparations locatives.
Il est téléchargeable ici (Accord_vétusté.pdf – 383,86 kB) et est envoyé par le bailleur social à tout locataire qui en fait la demande.
IV – L’état des lieux à l’entrée
Le locataire prend son temps pour effectuer personnellement la manœuvre à fond et dans les deux sens de toutes les commandes :
- Il laisse couler l’eau de tous les appareils sanitaires afin de vérifier l’absence de fuites, d’écoulements indésirables ou de joints inopérants,
- Il vérifie l’ouverture et la fermeture de toutes les huisseries,
- Il constate l’état et l’efficacité de la quincaillerie,
- Il essaie toutes les clés et autres moyens d’accès aux parties privatives et communes,
- Il vérifie le bon fonctionnement de tous les équipements figurant au bail.
Le locataire prêtera une attention particulière aux joints des faïences (plan de cuisine, crédence, salle de bain, WC, buanderie…), aux dessus des petits bois (huisseries, fenêtres, portes vitrées) et des plinthes, aux joints autour des appareils sanitaires, aux placards sous évier, au fonctionnement des WC et de la ventilation mécanique contrôlée (VMC), à la quincaillerie (fermeture efficace des targette, verrou, clenche, pêne, clé…).
Si, pour des raisons sanitaires ou autres, l’état des lieux est réalisé par un employé du bailleur social seul dans le logement pendant que le locataire attend sur le palier, le locataire doit aller vérifier sur place l’exactitude des remarques figurant à l’état des lieux avant de signer quoi que ce soit.
L’état des lieux à l’entrée est réalisé et signé par les 2 parties lors de la remise des clés au locataire puis annexé au bail.
Cet état des lieux à l’entrée comporte au moins les 8 mentions suivantes :
- le type d’état des lieux (entrée),
- la date de sa rédaction,
- l’adresse précise du logement,
- les noms et domiciles des parties et des personnes mandatées pour le réaliser,
- le relevé des compteurs,
- le détail et la désignation des clés et autres moyens d’accès aux parties privatives et communes,
- pour chaque pièce (partie, annexe…) la description précise de l’état des revêtements, peintures, équipements, éléments, meubles… complétée d’observations ou réserves, illustrée d’images éventuellement,
- les signatures des parties ou des personnes mandatées pour le réaliser.
Attention aux mentions subjectives comme « état moyen » ou « état d’usage » ou « bon état » qui ne veulent absolument rien dire.
Il faut leur préférer les mentions « réalisé en 2018 » ou « trace d’humidité de 20 cm sur 65 cm à gauche de la fenêtre à 1,20 m du sol » ou « 6 trous dans le mur derrière la porte » ou « 4 carrelages fêlés au sol sous l’évier à droite » …
Pour le relevé des compteurs
- Si le logement est situé dans une copropriété ou une monopropriété :
-
- Les abonnements sont personnels pour les énergies des parties privatives,
- Le locataire a le droit de choisir son fournisseur,
- La revente par le bailleur est interdite,
- Pour les énergies des parties communes, les abonnements collectifs génèrent des charges locatives récupérables par le bailleur, ces services profitant directement au locataire,
- La récupération par le bailleur a lieu, selon les tantièmes si le logement n’est pas muni de compteurs individuels ou selon la consommation réelle si le logement est muni de compteurs individuels,
- Dans tous les cas, le mode de récupération est précisé dans le bail.
- Si le logement est une maison individuelle, il n’y a pas de parties communes ni de compteurs collectifs, le locataire prend les abonnements qu’il souhaite auprès des fournisseurs qu’il choisit.
Contradictoire, l’état des lieux à l’entrée
- Est réalisé sans frais en 2 exemplaires (un pour chacun) à l’amiable par les 2 parties, en général un salarié du bailleur social spécialisé dans ce domaine le représente.
- Est rarement réalisé par un professionnel de l’immobilier non-salarié du bailleur social, (en général un commissaire de justice mandaté à cet effet), et dans ce cas les frais à la charge du locataire ne peuvent pas dépasser la moitié des frais, ni 3 € TTC par m² de surface habitable (elle figure dans le bail).
La forme de l’état des lieux
Elle doit permettre la comparaison de l’état qui a été constaté à l’entrée avec celui qui sera constaté à la sortie :
- soit c’est un document unique qui comporte clairement pour chaque pièce, élément, équipement, meuble… une colonne « entrée » et une colonne « sortie » ainsi que deux cases pour les dates, et quatre cases pour les signatures,
- soit ce sont deux documents distincts ayant une présentation strictement identique.
Pour s’y retrouver facilement nous conseillons de veiller au numérotage des pages selon une suite finie du genre 1/24, 2/24, 3/24, 4/24 … 23/24, 24/24.
Attention
De nombreux modèles utilisés comportent bien les cases « date d’entrée », « date de sortie », « état des lieux d’entrée », « état des lieux de sortie ».
Mais, volontairement ou pas, des rédactions astucieuses ou alambiquées rendent ensuite difficile ou impossible de distinguer les observations concernant ce qui préexistait à l’entrée de celles concernant ce qui est constaté à la sortie :
- car les deux colonnes « entrée » et « sortie » ne figurent pas clairement,
- ou les cases « date de sortie » et « état des lieux de sortie » n’ont pas été barrées lors de l’entrée,
- ou il n’y a que deux cases pour les signatures et elles ont été utilisées à l’entrée ce qui peut laisser croire que bailleur et locataire ont signé également pour la sortie…
L’établissement de l’état des lieux à l’entrée
Il doit être soit rédigé sur un support papier et remis en main propre, soit remis par voie dématérialisée sous forme électronique avec l’accord préalable du locataire.
Ne jamais signer le papier ou l’écran contre la promesse d’un envoi ultérieur « une fois rentré au bureau », mais seulement en ayant en mains un exemplaire papier ou un exemplaire dématérialisé sur son smartphone. Une fois le document détenu par les deux parties, le rajout d’observations après signature ne sera pas possible.
Si le locataire ne se présente pas
L’état des lieux d’entrée n’est pas effectué et la remise des clés n’a pas lieu.
Voir les documents remis par le bailleur social pour reprendre rendez-vous et savoir si ce déplacement vous sera facturé, si votre droit à ce logement est maintenu et pour combien de temps, si vous devrez payer le loyer pendant les jours où vous n’avez pas occupé ce logement…
De même au cas où le représentant du bailleur social ne s’est pas présenté.
Le locataire peut demander au bailleur social de modifier l’état des lieux à l’entrée :
- pour tout objet, en justifiant sa demande dans une lettre remise contre un reçu à l’agence dont il dépend, ou par courrier recommandé avec avis de réception (LRAR) envoyé avant la fin du délai de 10 jours calendaires (autrement dit tous les jours du calendrier sont comptés) suivant la rédaction de l’état des lieux à l’entrée (PODELHIA donne 20 jours au locataire).
- ou dès que les compteurs d’énergie sont en service si un élément ne fonctionne pas ou mal (y joindre la copie de la preuve du rendez-vous pour le branchement ou la mise en route),
- ou dans le 1er mois de la période de chauffe pour l’état des éléments de chauffage.
La copie de la demande de modification et l’avis de réception (le carton rose marqué d’un énorme AR rouge), daté et signé par le bailleur, seront conservés par le locataire avec son exemplaire de l’état des lieux à l’entrée.
Si le bailleur refuse de modifier l’état des lieux à l’entrée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation (CDC) où siège un représentant de UFC 49, c’est gratuit :
- par courrier :
Commission Départementale de Conciliation
Direction Départementale des Territoires
15 bis, rue Dupetit-Thouars
49047 ANGERS cedex 01
- par voie électronique :
ddt-commission-conciliation@maine-et-loire.gouv.fr
- par téléphone :
02 41 86 63 19 ou 02 41 86 66 09 ;
En cas d’absence d‘état des lieux à l’entrée due à l’inaction du locataire
Celui-ci est censé avoir reçu le logement en bon état d’usage et de réparation locative.
Lors de sa sortie, il devra prouver le mauvais état initial et que les dégradations autres que les travaux à la charge du bailleur et la vétusté préexistaient et ne lui sont pas imputables.
Cas rarissime, si l’absence d’état des lieux à l’entrée résulte de l’inaction du bailleur, celui-ci est censé avoir donné le logement dans l’état qui sera constaté à la sortie.
Lors de sa reprise il devra prouver le bon état initial et que les dégradations autres que les travaux à sa charge et la vétusté ne préexistaient pas et sont imputables au locataire.
V – L’état des lieux à la sortie
Le locataire est présumé responsable de toute dégradation intervenue pendant qu’il a la jouissance des lieux, quand bien même il ne les occupait pas lui-même (sous-locataire autorisé ou déclaré, enfant, parent …).
Il a l’obligation de prendre à sa charge l’entretien courant du logement, des équipements et éléments mentionnés au bail ainsi que les menues réparations locatives autres que les travaux à la charge du bailleur et la vétusté.
L’état des lieux à la sortie est à la seule charge du bailleur
Il ne peut pas être facturé au locataire, toute clause l’imposant est abusive et réputée non-écrite.
Il est établi sur support papier et remis en main propre ou sous forme électronique avec l’accord préalable du locataire et remis par voie dématérialisée.
Ne jamais le signer contre la promesse d’un envoi ultérieur, mais seulement en l’ayant en mains ou sur votre smartphone.
L’état des lieux à la sortie est réalisé et signé par les 2 parties lors de la restitution des clés au bailleur.
Il comporte au moins les 11 mentions suivantes :
- Le type d’état des lieux, (sortie),
- La date de sa rédaction,
- L’adresse précise du logement,
- Les noms et domiciles des parties et des personnes mandatées pour le réaliser,
- Le relevé des compteurs,
- Le détail et la désignation des clés et autres moyens d’accès aux parties privatives et communes,
- Pour chaque pièce, partie, annexe, équipement, élément… l’état de propreté, l’état des revêtements, l’état des équipements et éléments complété d’observations ou réserves, illustré d’images éventuellement,
- L’évolution de l’état de chaque pièce, partie, annexe du logement… constatées depuis la rédaction de l’état des lieux à l’entrée,
- La date de réalisation de l’état des lieux à l’entrée,
- La nouvelle adresse à laquelle le locataire sortant déclare se retirer,
- Les signatures des parties ou personnes mandatées pour le réaliser.
Bien sûr, le logement est propre, sinon des frais de nettoyage pourraient être imputés au locataire sortant qui est aussi responsable des éventuelles dégradations occasionnées aux couloirs et autres cages d’escalier, les ascenseurs étant en général interdits d’emploi pour déménager.
Il rappellera utilement au déménageur ses responsabilités à ce sujet.
Si le document utilisé est l’état des lieux à l’entrée, locataire et bailleur précisent à quoi correspondent les nouvelles observations, mentions et remarques. Nous incitons fortement le locataire à ne pas utiliser un tel document source de malentendus, confusions et complications.
Pour s’y retrouver facilement nous conseillons de veiller au numérotage des pages selon une suite finie du genre 1/24, 2/24, 3/24, 4/24 … 23/24, 24/24.
Si l’état des lieux à la sortie ne peut pas être réalisé à l’amiable, la partie la plus diligente fait intervenir un commissaire de justice dont le coût réglementé est partagé par moitié entre bailleur et locataire.
En cas de litige
Le litige intervient en général par méconnaissance, interprétation ou entêtement de l’une ou des deux parties.
Si locataire et bailleur n’arrivent pas à s’accorder, la partie la plus diligente envoie à l’autre une lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) décrivant précisément les faits et chiffrant sa demande. Elle peut y joindre les copies des documents sur lesquels elle se fonde (texte, facture, photo, témoignage, constat, état des lieux à l’entrée…).
En cas de désaccord, si le litige ne dépasse pas 5.000 €, la conciliation est obligatoire et gratuite auprès d’un conciliateur de justice. La mairie de la commune où est situé le logement vous indiquera comment le contacter. Attention à ne pas confondre, si vous faites appel à un médiateur de justice, ses services sont payants.
Si le litige est supérieur à 5.000 €, la conciliation facultative gratuite est possible auprès d’un conciliateur de justice ou devant la commission départementale de conciliation (CDC) où siège un représentant de UFC 49 :
- par courrier :
Commission Départementale de Conciliation
Direction Départementale des Territoires
15 bis, rue Dupetit-Thouars
49047 ANGERS cedex 01
- par voie électronique :
ddt-commission-conciliation@maine-et-loire.gouv.fr
- par téléphone :
02 41 86 63 19 ou 02 41 86 66 09 ;
Si la conciliation n’aboutit pas, le juge des contentieux de la protection (JCP) du tribunal judiciaire (TJ), dont dépend la commune où est situé le logement loué peut être saisi par le bailleur ou le locataire dans le délai de 3 ans après l’apparition du litige, quelle que soit la date de signature du bail.
Regardons de près un exemple de grille de vétusté :
Supposons que la grille de vétusté choisie prévoit pour un parquet une durée de vie théorique de 20 ans, une franchise de 5 ans, un abattement pour vétusté de 5 % par an pendant 15 ans et une valeur résiduelle de 25 %.
Calculons ce que pourrait retenir le bailleur sur le dépôt de garantie, (DG), du locataire si ce parquet a subi des dégradations, constatées par la différence entre l’état des lieux à l’entrée et l’état des lieux à la sortie, estimées à 582,60 € par le devis d’un parqueteur, et ce, dans 4 cas :
Cas 1 – Le locataire est entré 3 ans après la réalisation et sort après 8 ans d’occupation :
- La durée de la franchise déjà écoulée à l’entrée dans les lieux était de 3 ans, il restait donc 2 ans de franchise pendant lesquels le parquet n’a pas vieilli.
- L’abattement pour vétusté calculé sur les 6 ans après la franchise (6 fois 5 %) est de 30 %.
- Le locataire supporterait une retenue maximale de 407,82 € sur son DG correspondant à 70 % du montant du devis.
Cas 2 – Le locataire est entré 15 ans après la réalisation et sort après 10 ans d’occupation :
- La durée de la franchise est entièrement écoulée lors de son arrivée.
- A l’entrée il restait une durée de vie théorique de 5 ans.
- L’abattement pour vétusté calculé sur les 20 ans écoulés après la franchise est de 100 %.
- Dans ce cas, seule la valeur résiduelle de 25 % serait à la charge du locataire.
- Le locataire supporterait une retenue maximale de 145,65 € sur son DG correspondant aux 25 % de valeur résiduelle.
Cas 3 – Le locataire est entré il y a plus de 20 ans :
- La date de réalisation n’a pas été notée à l’état des lieux d’entrée.
- Aucune réfection n’a été réalisée par le bailleur durant l’occupation par le locataire,
- Seule la valeur résiduelle de 25 % serait à la charge du locataire,
- Le locataire supporterait une retenue maximale de 145,65 € sur son DG correspondant aux 25 % de valeur résiduelle.
Cas 4 – Le locataire est entré l’année de la réalisation et sort après 4 ans d’occupation :
- La durée de la franchise n’est pas terminée, le parquet n’a théoriquement pas vieilli.
- Il n’y a pas d’abattement possible pour vétusté durant la période de franchise.
- La totalité des frais de remise en état serait imputable au locataire, à moins que celui-ci ne démontre l’utilisation d’un matériau inapproprié, un problème de support inadapté ou une pose non conforme.
- Le locataire supporterait une retenue maximale de 582,60 € sur son DG correspondant à 100 % du montant du devis.
Dans tous les cas, si des détériorations figurent à l’entrée, le montant de leur réparation ne doit pas être mentionné dans le devis du parqueteur ou doit être enlevé du total s’il y figure, car elles ne sont pas imputables au locataire.
Le montant TTC de la remise en état est justifié par le devis détaillé d’un professionnel ou une facture proforma des fournitures nécessaires, mais le bailleur ne peut pas faire payer les heures de travail qu’il effectue lui-même.
S’agissant d’un dédommagement, le bailleur ne doit pas s’enrichir sur le dos du locataire en y incluant des améliorations. Il n’a pas l’obligation de procéder à la remise en état, sauf l’obligation de fournir un logement décent au locataire suivant, ce qui ne concerne pas le locataire partant.
Des travaux réalisés par les bailleurs non justifiés par la comparaison entre état des lieux à l’entrée et état des lieux à la sortie ne sont pas à la charge du locataire.