Le syndic doit obligatoirement afficher :

-la date de la prochaine AG,

-la possibilité pour les copropriétaires de faire inscrire une ou plusieurs questions à l’ordre du jour,

-la reproduction de l’article 10 du décret n°223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n°557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

Cet affichage doit être réalisé dans un délai permettant aux copropriétaires de porter les questions à l’ordre du jour de cette AG.

La convocation à l’AG doit être notifiée au moins vingt et un jours avant sa tenue, sauf si un délai plus long est prévu par le règlement de copropriété ou si un délai plus court est indispensable pour cause d’urgence.

Le syndic a l’obligation de tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une période de consultation :

-qui commence à la date de la première présentation de la convocation et finit à la date de la tenue de l‘AG,

-dont la durée, d’une journée ouvrée au moins, est appropriée à la taille de la copropriété (pour les grosses copropriétés elle devra donc se dérouler sur plusieurs jours),

-lors de laquelle le copropriétaire peut se faire assister par un membre du conseil syndical, la présence d‘un autre tiers (comptable, avocat…) non mentionnée, ne semble pas possible,

-lors de laquelle la copie d’un document peut être obtenue aux frais du copropriétaire, selon le tarif de fourniture de documents figurant au contrat de syndic professionnel en cours.

Le syndic choisit le lieu de consultation des pièces justificatives des charges entre son siège social et l‘établissement où il accueille habituellement les copropriétaires. Il devra être celui qui est le plus accessible aux copropriétaires. Les jours et heures d‘accueil doivent être fixés selon les modalités prévues dans son contrat de syndic professionnel en cours, à la rubrique jours et heures d‘accueil physique.

Le syndic professionnel ne peut pas facturer cette prestation qui est incluse dans le forfait de son contrat.

Les pièces à consulter sont classées par catégories, en original ou en copie :

–note d’information sur les modalités de calcul des charges collectives de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire (ECS),

–factures,

–contrats de fournitures et d’exploitations en cours et leurs avenants,

–quantité consommée de chacune des catégories de charges,

-prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges.

La convocation à l’AG contient les documents financiers et comptables (état financier, compte de gestion général, annexes au budget prévisionnel…) permettant un vote éclairé par les copropriétaires.

Elle contient également tous les documents d’information mentionnés dans les différents décrets d’application de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

La comparaison de ces documents avec les factures correspondantes permet aux copropriétaires de s’assurer que chaque dépense est justifiée.

–commentaire : une facture est un document officiel dont les mentions obligatoires sont fixées par le code général des impôts (annexe II article 242 nonies A) et, pour la facturation entre professionnels, par le code de commerce (article L441-9).

textes à consulter (version en vigueur au 1er juin 2020)

-loi n°557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis (article 18-1).

-code de commerce (article L441-9 I al. 3)

-code général des impôts (annexe II articles 289 II et 242 nonnies A)

-décret n°233 du 17 mars 1967 (articles 9, 9-1, 10, 11 et 33).

-décret n°342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières.

-décret n°1907 du 30 décembre 2015 relatif aux modalités de mise à disposition des pièces justificatives des charges de copropriété.

-décret n°650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l’accès des huissiers de justice aux parties communes d’immeubles.

mise à jour juin 2020