Au cours de chaque assemblée générale (AG), qu’elle soit ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE), un compte-rendu des décisions appelé procès-verbal (PV) est rédigé par le secrétaire de séance. Quand la séance est levée, il doit être signé par le président, le secrétaire et le (les) scrutateur élus en début d’AG.

Le PV doit obligatoirement mentionner

-toutes les questions inscrites à l’ordre du jour, dans l’ordre où elles figurent dans la convocation,

-pour chaque question les mentions éventuelles de report si la réponse a été repoussée à un autre moment de l’AG ou à une autre AG,

-pour chaque vote, le résultat sous l’intitulé de chaque question, avec le nom des copropriétaires qui se sont abstenus ou opposés avec le nombre de voix correspondant, et le résultat du vote précisant si la résolution est adoptée ou rejetée avec le nombre de voix correspondant,

-les réserves formulées sur la régularité des décisions par les copropriétaires opposants,

-les incidents techniques qui ont empêché un copropriétaire ayant eu recours à la visioconférence ou à l’audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote,

-en cas de mandats de vote donnés sans indication du nom du mandataire, l’indication de la distribution de ces mandats de vote par le président du conseil syndical ou par le président de séance élu,

-l’impossibilité de nommer un conseil syndical (CS) par manque de candidat ou si la majorité requise n’est pas atteinte,

-les rapports, déclarations, discussions et questions avec la mention qu’ils n’ont pas donné lieu à un vote.

En annexe du PV doit figurer la feuille de présence de l’AG signée par le président, le secrétaire et le (les) scrutateur élus au début de l’AG.

Chaque PV est inscrit à la suite des précédents dans un registre spécial ouvert et tenu à cette fin par le syndic. Il peut être tenu sous forme électronique, dans ce cas, la feuille de présence et le PV peuvent être réalisés et signés dans les mêmes conditions.

La notification du PV est à la charge du syndic

Elle n’est pas obligatoire et il peut la réaliser par simple envoi d’une copie.

Cependant, dans deux cas précis, le syndic doit obligatoirement le notifier dans le mois qui suit la tenue de l’AG par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ou par lettre recommandée électronique (LRÉ), pour les copropriétaires lui ayant préalablement donné leur autorisation de procéder ainsi :

1) au copropriétaire défaillant (ni présent, ni représenté, n’ayant pas voté par correspondance) ou qui s’est abstenu, qui dispose alors d’un délai de deux mois pendant lequel il peut contester une décision ou toute l’AG devant le tribunal judiciaire (TJ), ce délai pourra aller jusqu’à dix ans si la notification ne reproduit pas l’article 42 (al.2).

2) à tous les copropriétaires, en cas d’impossibilité de nommer un CS faute de candidat ou de majorité requise.

Dans ce second cas, à l’issue d’un délai d’un mois soit :

-une nouvelle AG décide de ne pas instituer de CS à la double majorité de l’article 26 (al.1),

-tout copropriétaire ou le syndic intervient auprès du TJ pour obtenir soit la désignation des membres du CS, soit le constat de l’impossibilité de les nommer.

La notification des PV fait partie du forfait du contrat du syndic. Ce dernier engagerait sa responsabilité civile professionnelle (RCP) pour faute grave envers son employeur (le syndicat des copropriétaires) en ne le faisant pas ou en le faisant mal.

Par ailleurs, le syndic doit délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic en cours peut prévoir des frais pour la fourniture de ces documents.

De plus, tous les occupants doivent être informés (y compris les locataires donc) des décisions de l’AG ayant une influence sur les conditions d’occupation, comme celles concernant l’entretien de l’immeuble, les travaux de toute nature, la présence du personnel du syndicat des copropriétaires ou de prestataires extérieurs (ménage, entretien de l’ascenseur, travaux…).

Si ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est préalablement procédé à l’anonymisation du contenu.

Une décision de licenciement d’un membre du personnel du syndicat des propriétaires (concierge, gardien ou autre employé) ne peut pas être affichée avant que la personne concernée ne soit elle-même informée par le syndic dans les conditions prévues au code du travail.

Ces informations doivent être affichées visiblement et lisiblement dans les parties communes.

L’affichage est à la charge du syndic sans surcoût car il fait partie du forfait de son contrat.

textes de référence (version en vigueur au 14 juin 2020) :

-loi n°557 du 10 juillet 1965 (articles 21 et 42).

-décret n°223 du 17 mars 1967 (articles 14, 15-1, 17, 18 et 33).

vérifié juin 2020