UFC-Que Choisir de Maine et Loire

Copropriété

L’espace en ligne sécurisé

syndic et assemblée générale

La loi n°1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique (loi ÉLAN) a modifié la loi n°557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis en prévoyant que le syndic professionnel doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne des documents relatifs à la gestion de la copropriété (article 18 I 10ème tiret).

Depuis le 1er juillet 2020 est entré en vigueur le décret n°502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne mis à disposition par le syndic professionnel (article 4 II). La mise à jour minimale est d’une fois par an au plus tard dans les trois mois qui précèdent l’AG.

Nous estimons qu’Il a vidé la loi ÉLAN de son intérêt, et rien n’empêche tout copropriétaire (membre du conseil syndical ou non) de demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour de la prochaine AG qui serait ainsi tournée (voici le modèle de l’ARC) :

« Question : Liste des documents à mettre dans l’espace sécurisé en ligne à l’usage du conseil syndical avec la fréquence d’actualisation.

Résolution : le décret du 23 mai 2019 a précisé la liste des documents minimaux à mettre dans l’espace en ligne sécurisé à l’usage du conseil syndical. Cette liste ne prévoit pas de mettre en ligne des pièces stratégiques, ce qui ne permet pas au conseil syndical d’assurer pleinement sa mission de contrôle. Pour cela, l’assemblée générale des copropriétaires demande au syndic de mettre dans l’espace sécurisé en ligne du conseil syndical les documents suivants :

– le grand livre de l’exercice,

– les factures,

– les devis,

– les contrats en cours d’exécution.

Ces documents devront être mis à jour en fin de chaque trimestre.« 

Voici les trois listes de documents que doit mettre en ligne votre syndic professionnel :

I – La liste minimale des documents relatifs à la gestion de la copropriété mis à la disposition de tous les copropriétaires :

1 – le règlement conventionnel de copropriété,

2 – les actes modifiant le règlement de copropriété publiés*,

3 – l’état descriptif de division,

4 – les actes modifiant l’état descriptif de division publiés*,

5 – la dernière fiche synthétique réalisée par le syndic,

6 – le carnet d’entretien tenu à jour,

7 – tous les diagnostics techniques des parties communes en cours de validité,

8 – tous les contrats d’assurance en cours de validité conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires,

9 – tous les contrats en cours de validité signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, y compris ceux concernant l’entretien et la maintenance des équipements communs, sauf les contrats de travail des employés du syndicat des copropriétaires,

10 – tous les marchés en cours de validité signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires,

11 – les procès-verbaux des trois dernières AG annuelles,

12 – les devis de travaux approuvés lors des trois dernières AG annuelles,

13 – le contrat de syndic en cours.

* commentaire : un acte non publié n’est pas opposable.

II – La liste minimale des documents relatifs au lot d’un seul copropriétaire mis à sa seule disposition :

1 – le compte individuel de ce copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par la dernière AG annuelle,

2 – le montant des charges courantes du budget prévisionnel des deux derniers exercices comptables clos payé par ce copropriétaire,

3 – le montant des charges hors budget prévisionnel des deux derniers exercices comptables clos payé par ce copropriétaire,

4 – si le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la (des) part(s) du fonds de travaux rattachée(s) au(x) lot(s) du copropriétaire, arrêté après approbation des comptes du syndicat par la dernière AG annuelle,

5 –  les avis d’appel de fonds adressés à ce copropriétaire les trois dernières années (cette mesure ne s’applique qu’aux avis d’appel de fonds transmis par le syndic depuis le 1er juillet 2020).

III – La liste minimale des documents relatifs à la gestion de la copropriété mis à la disposition des seuls membres du conseil syndical :

1 – les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires,

2 – le relevé général des charges et produits de l’exercice échu,

3 – les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires pour la copropriété de plus de quinze lots (et aussi pour une copropriété de quinze lots au plus, si son AG n’a pas renoncé aux comptes bancaires séparés),

4 – les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures en cours,

5 – les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré,

6 – la liste de tous les copropriétaires établie et tenue à jour par le syndic,

7 – la carte professionnelle du syndic, en cours de validité,

8 – l’attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle (RCP) du syndic, en cours de validité,

9 – l’attestation de garantie financière du syndic professionnel, en cours de validité.

Avril 2020