Les décisions de l’assemblée générale (AG) du syndicat des copropriétaires sont exécutées par le syndic de copropriété.

rappel

–une « copropriété » est un terrain (baptisé immeuble par le juriste) détenu en commun sur lequel est réalisé :

*soit une (plusieurs) construction commune qui est un bâtiment [garage, habitation, bureau, commerce, mixte…] découpé en lots comportant chacun des parties privatives et des parties communes indissociables les unes des autres : on parle alors de copropriété verticale,

*soit une (plusieurs) construction commune qui n’est pas un bâtiment (aire de jeux, antenne collective, éclairage public, mur de soutènement, parking, poste de détente [livraison, transformation], réseau de distribution de chaleur [eau potable, électricité, géothermie, irrigation, gaz], réseau collecteur [assainissement, eau pluviale], réservoir [citerne, digue, réserve incendie, retenue d’eau], station d’épuration [pompage, refoulement, relevage], route…) et des bâtiments privés (généralement des maisons d’habitation) : on parle alors de copropriété horizontale.

-le syndicat des copropriétaires est une personne morale.

-le syndic professionnel est un prestataire choisi par l’AG et rémunéré pour gérer le syndicat des copropriétaires.

-le syndic non professionnel est un copropriétaire choisi par l’AG pour gérer bénévolement le syndicat des copropriétaires.

-le gardien (concierge) est un employé du syndicat des copropriétaires, ce n’est pas un employé du syndic.

Dans tout syndicat de copropriétaires un conseil syndical (CS) est obligatoire (article 21), sauf s’il s’agit d’une « petite copropriété » (article 41-9).

rappel

-une petite copropriété est un syndicat de copropriétaires (article 41-8) qui :

*soit comporte au maximum 5 lots à usage de logements, bureaux ou commerces,

*soit dispose d’un budget prévisionnel moyen inférieur à 15.000 € par an sur une période de 3 ans consécutifs.

Comment

Quand le CS est constitué, il est composé de copropriétaires volontaires élus par l’AG à la majorité absolue de l’article 25 pour représenter les copropriétaires, assister le syndic et contrôler sa gestion.

rappel

–la majorité absolue de l’article 25 :

*plus de 50 % des VOIX de TOUS les copropriétaires membres du syndicat qui :

• ont voté par correspondance avant l’AG au moyen d’un formulaire-type,

• sont présents par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification,

• sont présents physiquement,

• sont représentés par un mandataire détenteur d’un pouvoir à cet effet,

• sont absents.

-les conditions d’utilisation de l’article 25-1 :

*la majorité absolue n’est pas atteinte,

*mais la résolution a obtenu plus de 1 tiers des VOIX de TOUS les copropriétaires (tels que définis ci-dessus),

*la même AG se prononce immédiatement par un 2nd vote à la majorité simple des voix EXPRIMÉES de l’article 24 (ceux qui s’abstiennent et les absents ne sont pas pris en compte),

*cette disposition n’est pas une possibilité laissée à l’initiative du président de l’AG, mais une obligation.

L’élection est individuelle, il faut donc autant de votes que de candidats. Les membres sont ensuite élus selon leurs scores en fonction des postes à pourvoir. Mais si le nombre de candidats correspond au nombre de sièges à pourvoir, le vote peut se faire en bloc si l’AG le veut.

Le règlement conventionnel de copropriété ou une précédente décision de l’AG prise à la majorité simple de l’article 24 :

-précise (ou non) si le volontaire doit se faire connaître avant l’AG et s’il peut être absent à cette AG, ou s’il doit se faire connaître pendant l’AG et donc y être présent,

-fixe (ou non) le nombre de membres,

-peut, pour pallier une vacance, prévoir (ou non) la désignation d’un (plusieurs) membre suppléant dans les mêmes conditions que les membres titulaires. Le suppléant n’est pas élu pour remplacer nominativement tel ou tel membre. En cas de cessation définitive de fonction d’un membre titulaire, il siège au CS dans l’ordre du score obtenu lors de l’élection s’il y a plusieurs suppléants, et jusqu’à la date d’expiration du mandat du membre titulaire qu’il remplace.

Si l’AG ne parvient pas à désigner les membres faute de candidature ou faute pour les candidats d’obtenir la majorité requise, le procès-verbal (PV) en fait explicitement mention et doit être notifié par le syndic à TOUS les copropriétaires dans le délai de 1 mois suivant l’AG.

Après quoi, soit une nouvelle AG désigne un CS, soit le juge du Tribunal Judiciaire (TJ) est saisi par un (plusieurs) copropriétaire ou par le syndic lui-même. Le juge peut alors, avec l’accord des intéressés, désigner les membres du CS ; il peut aussi constater l’impossibilité de constituer un CS.

Quand il est obligatoire, l’AG peut cependant décider de ne pas constituer le CS à la double majorité de l’article 26 (article 21). Cette possibilité n’est pas permise pour un syndicat coopératif (article 17-1) ni pour une résidence-services (article 41-6).

rappel

–la double majorité de l’article 26 :

 *plus de 50 % de TOUS les MEMBRES du syndicat des copropriétaires (tels que définis plus haut),

*qui représentent au moins les 2 tiers des VOIX de TOUS les copropriétaires,

-les conditions de la passerelle de l’article 26-1 :

*la double majorité n’est pas atteinte,

*mais la résolution a été approuvée par 50 % des MEMBRES du syndicat des copropriétaires PRÉSENTS ayant voté :

• par correspondance avant l’AG au moyen d’un formulaire-type,

• en étant présents par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification,

• en étant présents physiquement,

• en étant représentés par un mandataire détenteur d’un pouvoir à cet effet.

*et ces 50 % des MEMBRES du syndicat des copropriétaires PRÉSENTS qui ont approuvé cette résolution représentent au moins 1 tiers des VOIX de TOUS les copropriétaires,

*la même AG se prononce immédiatement par un 2nd vote à la majorité absolue de l’article 25,

*cette disposition n’est pas une possibilité laissée à l’initiative du président de l’AG, mais une obligation.

*si la résolution n’est toujours pas validée après ce 2nd vote, le recours à l’article 25-1 n’est pas possible.

Le président du CS dispose de pouvoirs non négligeables comme mettre en demeure l’ancien syndic de remettre les documents du syndicat des copropriétaires au nouveau syndic, contraindre le syndic au paiement des pénalités dues pour non remise de documents au CS ou à un copropriétaire, recevoir la délégation de pouvoir de l’AG prévue à l’article 25 (i) pour agir en justice contre le syndic en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires…). Le CS également : recevoir des délégations de l’AG, demander au syndic de convoquer une AG, prendre l’initiative de proposer les moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux AG par visioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant de s’assurer de leur identité, demander au syndic la copie de tout document…

Les membres du CS peuvent mettre fin à leur mandat à tout moment. La qualité de membre se perd d’office par la vente du lot, mais l’acquéreur ne peut pas prendre la place du vendeur au CS, si celui-ci en est membre. En cours de mandat, tout membre peut être révoqué par l’AG à la majorité absolue de l’article 25.

Dans tous les cas, le CS n’est plus régulièrement constitué si plus de 1 quart des sièges devient vacant par décès, maladie, démission, révocation, vente… d’où l’intérêt de prévoir des suppléants.

La mission

Le CS assiste le syndic et contrôle sa gestion (articles 21 à 21-5), il :

-suit l’exécution du budget prévisionnel et contrôle la comptabilité du syndicat,

-est consulté par le syndic et lui donne un avis, notamment dans le cas où il faut décider de travaux urgents qui nécessitent de procéder à un appel de fonds,

-se saisit de lui-même de toute question concernant le syndicat des copropriétaires,

-est obligatoirement consulté par le syndic pour les marchés et contrats dont le montant dépasse celui fixé par l’AG, aussi bien pour la mise en concurrence des entreprises que pour la signature des commandes,

-assiste le syndic dans le choix des entreprises assurant l’entretien courant de l’immeuble et les travaux décidés par l’AG,

-contrôle les conditions dans lesquelles le syndic passe et exécute les marchés et contrats dont le coût ne dépasse pas le montant fixé par l’AG,

-contrôle la répartition des dépenses et l’élaboration du budget prévisionnel,

-donne un avis aux copropriétaires par un écrit joint à la convocation pour l’AG,

-s’adresse aux copropriétaires lors de l’AG.

Le règlement de copropriété ou une décision de l’AG prise à la majorité simple de l’article 24 peut la préciser ou la modifier.

Les dépenses nécessaires à la mission du CS sont des dépenses courantes supportées par le syndicat des copropriétaires et réglées par le syndic.

Une décision de l’AG prise à la majorité absolue de l’article 25 arrête les montants des marchés et contrats (autres que celui de syndic) à partir desquels la consultation du CS est obligatoire et/ou une mise en concurrence est obligatoire. Les 2 montants peuvent être identiques (ou pas), les textes sont muets à ce sujet.

Le CS peut prendre conseil et demander un avis technique sur une question particulière à tout professionnel : architecte, artisan, ascensoriste, avocat, bureau d’études, chauffagiste, contrôleur technique, économiste, entrepreneur, expert, géotechnicien, huissier, ingénieur, médecin du travail, notaire, thermicien…

Le CS peut recevoir d’autres missions ou délégations de l’AG dans les conditions prévues aux articles 21-1 à 21-5 et 25 (a). Un montant spécifique lui est alloué à cet effet dans le budget prévisionnel voté chaque année par l’AG.

Mais si une délégation de pouvoirs porte sur des dépenses pour travaux non compris dans le budget prévisionnel, l’AG doit préciser le montant maximal alloué pour chacune d’elles.

L’AG d’une copropriété résidence-services peut, à la majorité absolue de l’article 25, déléguer au CS les décisions relatives à la gestion courante de certains services spécifiques.

En vue de l’information de l’AG qui doit désigner un syndic professionnel, le CS met en concurrence plusieurs projets de contrats de syndic établis conformément au contrat-type et accompagnés d’une fiche d’information. Le CS se prononce par écrit sur tout projet de contrat de syndic, qu’il soit le résultat de ses consultations, qu’il émane d’un copropriétaire ou qu’il soit proposé par le syndic. Cet écrit accompagné des projets de contrats concernés est obligatoirement joint à la convocation à l’AG qui doit procéder à la désignation du syndic.

Le CS peut avoir été dispensé de la mise en concurrence par un vote de l’AG précédente à la majorité absolue de l’article 25. Si le syndicat des copropriétaires a décidé de ne pas élire un CS, cette mise en concurrence n’est pas obligatoire. Dans tous les cas, tout copropriétaire peut demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour de l’AG qui doit désigner le syndic l’examen de projets de contrats de syndic qu’il communique à cet effet.

L’ordre du jour de l’AG est établi par le syndic en concertation avec le CS.

Ne peut pas être élu

Le mandataire d’un copropriétaire pour l’AG.

Le syndic professionnel ainsi que, même s’ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme :

-son conjoint, pacsé et concubin,

-ses ascendants, descendants et parents en ligne collatérale jusqu’au 2ème degré,

-ses préposés, leurs conjoints, pacsés et concubins,

-leurs ascendants, descendants et parents en ligne collatérale jusqu’au 2ème degré.

Ces dispositions ne concernent pas un syndic non professionnel ni un syndicat coopératif.

Pour être éligible

Le volontaire doit être :

-copropriétaire ou associé d’une personne morale copropriétaire ou membre d’une indivision copropriétaire ou nu-propriétaire d’un lot démembré ou usufruitier d’un lot démembré ou accédant à la propriété ou acquéreur à terme,

-ou ses ascendants ou ses descendants ou son conjoint ou son pacsé,

-ou le représentant légal d’un copropriétaire personne physique,

-ou le représentant légal ou statutaire d’un copropriétaire personne morale,

-ou le fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet d’un copropriétaire personne morale.

Les réunions

Lors de la 1ère réunion qui suit l’AG qui a élu des membres, le CS élit son président parmi eux à la majorité relative de ses membres ou selon les règles fixées par le règlement de copropriété.

On dit alors du président du CS qu’il est doublement élu : 1 fois comme membre du CS par l’AG et 1 fois par le CS. En aucun cas il ne peut être élu directement président par l’AG, encore moins par le syndic. Le règlement de copropriété peut aussi prévoir (ou non) la désignation d’un bureau (vice-président, trésorier, secrétaire…).

La réunion du CS peut se tenir dans les locaux du syndic, mais ce n’est pas une obligation ; il est préférable qu’elle se fasse dans un local commun de la copropriété.

Le règlement de copropriété ou une décision de l’AG prise à la majorité simple de l’article 24 fixe les règles internes du CS (organisation, convocation, lieu de réunion, fonctionnement, remboursement de frais occasionnés…). L’AG peut les modifier à la majorité simple de l’article 24.

Les fonctions de président et de membre sont bénévoles et ne donnent pas lieu à rémunération. Le mandat étant personnel, l’épouse ne peut pas remplacer le mari absent, par exemple. La durée du mandat est fixée par le règlement conventionnel de copropriété ou une décision de l’AG, mais ne peut pas être inférieur à 1 an ni excéder 3 ans. Si la durée du mandat n’est pas fixée par un texte, elle est de 3 ans d’office. Le mandat est renouvelable sans limite.

Le règlement de copropriété ou une décision de l’AG prise à la majorité simple de l’article 24 ou le CS lui-même fixe le nombre de réunions. Il est logique que le CS se réunisse au moins 2 fois par an : 1 fois pour le contrôle de la gestion du syndic et 1 fois pour la rédaction de la convocation et la fixation de l’ordre du jour de l’AG. Le nombre de réunions n’est pas réglementé, une petite copropriété de 8 lots sans ascenseur avec chauffage individuel n’a pas les mêmes besoins qu’une grande copropriété de 200 lots avec une chaufferie centralisée, des commerces et un concierge.

Il est normal que le syndic participe à certaines réunions, mais il n’est pas obligatoire qu’il soit présent à toutes. Le CS peut se réunir sans sa présence, notamment pour discuter du contrat de syndic lors de la mise en concurrence obligatoire tous les 3 ans.

Le syndic peut être le secrétaire de la réunion du CS, mais ce n’est pas obligatoire. Le nombre de participations du syndic et la durée de ses présences sont prévus dans son contrat et font partie du forfait, cette présence ne peut pas donner lieu à rétribution. Mais si des réunions sont nécessaires en supplément, leur rétribution peut être prévue hors forfait dans son contrat.

Le CS à sa demande, donc chacun de ses membres, peut prendre connaissance et copie de toute pièce, document, correspondance, facture, contrat, registre… se rapportant à la gestion et à l’administration du syndicat des copropriétaires.

En cas d’absence de transmission des pièces, après 1 mois à compter de la demande (attention à se ménager une preuve de cette demande et de sa date), une pénalité de 15 € par jour de retard est imputée sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic et déduite lors de l’établissement des comptes définitifs. À défaut de cette déduction spontanée, le président du CS peut demander au président du TJ, en procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires. Encore faut-il que le président du CS le fasse, et lui seul en a le pouvoir.

Si une communication écrite doit être faite au CS, elle est faite à son président ou à chacun de ses membres. Mais si la communication est demandée par le CS, elle est faite à chacun de ses membres.

Le CS n’étant pas une personnalité morale, sa responsabilité ne peut pas être engagée. Mais chaque membre du CS peut cependant voir sa responsabilité personnelle recherchée dans l’exécution de sa mission pour défaut de contrôle, dépenses illégales, entente frauduleuse avec un artisan… Il faut donc faire inclure la protection de ces bénévoles (et pas seulement de celle du président) dans l’assurance RC obligatoire (article 21-4) du syndicat des copropriétaires.

commentaire

-ne pas confondre cette RC souscrite par et pour le syndicat des copropriétaires, avec la RCP, obligatoire également, souscrite par le syndic au bénéfice du syndicat des copropriétaires, chaque année et pour les 30 ans qui suivent.

En présence d’un (plusieurs) syndicat secondaire

La représentation au CS du syndicat principal attribuée à un syndicat secondaire est proportionnelle à l’importance des lots qui constituent ce syndicat secondaire par rapport à celle de l’ensemble des lots qui composent le syndicat principal. Les copropriétaires des lots qui ne se sont pas constitués en syndicat secondaire disposent ensemble des autres sièges au CS du syndicat principal.

Le président du CS secondaire peut en représenter les copropriétaires à l’AG du syndicat principal si l’AG du syndicat secondaire l’a mandaté à la majorité absolue de l’article 25 pour 1 an. Le mandat ainsi confié emporte délégation de vote à l’AG du syndicat principal, mais seulement pour un vote à la majorité relative de l’article 24.