UFC-Que Choisir de Maine et Loire

Copropriété

La convocation à l’AG 2020 : à quoi prêter attention ?

Les AG sanctionnant l’exercice terminé le 31 décembre 2019 devront avoir lieu avant le 31 janvier 2021.

Voici quelques points auxquels vous devez prêter attention.

I – Donner quitus au syndic (majorité relative article 24)

La notion de quitus au syndic ne figure pas dans le code civil ni dans la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété. C’est une coutume professionnelle qui n’est pas illégale, mais parfaitement contraire à vos intérêts de copropriétaire.

explication : le syndic professionnel doit protéger le syndicat des copropriétaires contre toute dégradation, destruction, détérioration, erreur, faute, manigance, malversation, négligence, oubli ou abstention de faire, que ce soit volontaire ou non, pouvant porter préjudice aux copropriétaires. Que ce soit le fait de sa part ou de celle de ses employés ou de toute personne qu’il introduit dans la copropriété : artisan, jardinier, métreur, gestionnaire… Cette protection se fait par l’intermédiaire d’une assurance obligatoire de responsabilité civile professionnelle (RCP), que vous payez à travers les honoraires versés au syndic.

Cette RCP protège le syndicat des copropriétaires pour 30 ans.

En effet, les conséquences des actes ou inactions du syndic peuvent n’apparaître que plusieurs mois, voire années plus tard :

par exemple : le syndic licencie le gardien. Ce licenciement est jugé abusif 10 ans plus tard en Cassation. Qui devra payer les dommages et intérêts et les arriérés de salaires ?

par exemple : le zingueur venu nettoyer les chéneaux a déplacé ou fêlé des ardoises, ce que n’a pas vu le syndic pourtant payé pour surveiller les travaux et ayant signé leur réception. Des pénétrations d’eau pluviale se constatent 7 ans plus tard, le temps que les moisissures apparaissent au plafond de l’appartement situé sous la toiture. Qui va payer les travaux en toiture et la réparation du préjudice subi par le copropriétaire de cet appartement ?

par exemple : l’ascensoriste loupe un contrôle et la machine tombe en panne nécessitant de lourds travaux de réparation. Le syndic ne s’en rend pas compte. Pendant que les assurances des uns et des autres vont se disputer chez le juge, qui va payer les travaux ?

Tous les frais induits seront bien sûr imputés sur les charges payées par les copropriétaires :

si le quitus a été voté : pour être dédommagé aucun recours contre l’assurance de RCP du syndic ne pourra être effectué par le syndicat des copropriétaires.

si le quitus n’est pas voté : un recours contre la RCP du syndic du moment sera possible, même si le syndic en question n’a commis aucune faute ou même s’il n’est plus le syndic de la copropriété depuis des années ou même si ce syndic n’existe plus, ce qui permettra un dédommagement.

Ce n’est pas se méfier de son syndic que de ne pas voter le quitus, c’est simplement agir de bon sens pour protéger son patrimoine et ses intérêts. Bien sûr le syndic est intéressé par le quitus pour obtenir ainsi une belle ristourne sur sa cotisation et il explique aux membres du conseil syndical (CS) ou à l’AG que sinon il devra augmenter ses honoraires : foutaises.

N’oubliez pas que c’est un commerçant dont le but est de faire de l’argent…

II – Dispenser le contrat de syndic de mise en concurrence (majorité absolue article 25)

C’est tout à fait légal, mais parfaitement inutile…

La loi n°557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis dont la dernière modification a été apportée par l’ordonnance n°1101 du 30 octobre 2019 prévoit à l’article 21 :

« En vue de l’information de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel … le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrats de syndic … accompagnés de la fiche d’information … Le conseil syndical peut être dispensé de mise en concurrence par décision votée à la majorité des voix de tous les copropriétaires … Dans tous les cas, un copropriétaire peut demander au syndic d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale, appelée à se prononcer sur la désignation du syndic, l’examen de projets de contrat de syndic qu’il communique à cet effet. »

Tout copropriétaire pouvant demander que l’AG fasse une mise en concurrence du contrat de syndic, cette décision est donc parfaitement inutile…

III – Élire les membres du CS (majorité absolue article 25)

Si la résolution n’est pas votée, mais que les conditions de l’article 25-1 sont remplies, un second vote immédiat doit élire les membres du CS à la majorité relative de l’article 24.

Le CS est doté de certains pouvoirs, notamment son président. Il est recommandé de voter pour élire ces copropriétaires bénévoles qui veillent sur votre patrimoine. Il ne peut pas s’agir d’un vote bloqué, il faut autant de votes qu’il y a de candidats. Attention (article 21) :

« Les membres du conseil syndical sont désignés par l’assemblée générale parmi les copropriétaires, leurs ascendants ou descendants leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux ou leurs usufruitiersLe syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu’au deuxième degré, même s’ils sont copropriétaires … ne peuvent être membres du conseil syndicalLes dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats gérés par des syndics non professionnels. »

IV – Joindre certaines pièces à la convocation (décret du 17 mars 1967 – article 11)

Il est courant que toutes les pièces ne soient pas jointes à la convocation.

Cette façon de faire est illégale, les AG pourraient être annulées en cas de recours d’un copropriétaire.

Les pièces qui sont le plus souvent « oubliées » :

  • le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé,
  • le comparatif du dernier budget prévisionnel voté,
  • les conditions essentielles des contrats proposés,
  • la fiche d’information qui doit accompagner le projet de contrat de syndic,
  • certaines annexes au budget prévisionnel,
  • l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,
  • l’état actualisé des lots délaissés,
  • le descriptif détaillé des travaux…

V – Voter par correspondance (article 17-1 A alinéa 2)

Cette nouvelle façon de participer à l’AG nécessite que la précision suivante figure sur la convocation ou le formulaire : « Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’AG, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution ».

VI- Élire le secrétaire (majorité simple article 24)

« Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale. » (décret du 17 mars 1967 – article 15). Il le fait lui-même ou délègue ses pouvoirs à un employé. Dans ce cas, cet employé doit produire son mandat exprès.

L‘AG peut désigner une autre personne, qui peut même être étrangère au syndicat, c’est tout à fait légal.

Pourquoi ces mentions sont toujours passées sous silence ?

VII – Consulter les pièces comptables avant la tenue de l’AG (article 18-1)

Les pièces justificatives des charges doivent être tenues par le syndic à la disposition de tout copropriétaire entre la convocation et l’AG :

-pendant une durée qui ne peut être inférieure à 1 jour ouvré et, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété,

-le copropriétaire peut se faire assister par un membre du CS,

-le copropriétaire-bailleur peut se faire accompagner par son locataire,

-le copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais.

Ces dispositions sont-elles rappelées clairement ?

Pensez à faire un effort de réflexion pour connaître le bon jour et la date exacte qui se cachent derrière une formulation spécieuse comme « le 10ème jour qui précède l’AG » ; ou, même si elle paraît évidente, une formulation comme « le vendredi précédent« .

Trop compliqué sans doute d’écrire tout simplement « mardi 12 octobre de 9 h à 12 h et de 14 h 30 à 17 h » ?

VIII – Désigner le syndic pour 18 mois (majorité absolue article 25)

Cette coutume des 18 mois est née du fait que l’exercice comptable va en général du 1er janvier au 31 décembre, et qu’ensuite le syndic dispose de 6 mois pour convoquer l’AG qui doit valider sa gestion, d’où 12 + 6 = 18 mois.

Cela ne veut rien dire si le contrat s’applique le 10 septembre 2020 par exemple, pour se terminer le 9 mars 2022, date qui ne permettra pas au syndic de réaliser l’AG de 2021 dans les délais.

Il est préférable de désigner le syndic pour 3 ans (le maximum) du 1er juillet A au 30 juin A+3, ce qui permet à tout le monde d’être serein. Si la date de début ne le permet pas, il faut computer à rebours depuis le 30 juin A+2 vers la date de l’AG convoquée, la durée du contrat sera donc inférieure à 3 ans. Puis de repartir sur 3 ans au renouvellement suivant.

Attention à la note d’information sur le prix et les prestations qui doit obligatoirement être jointe au projet de contrat (article 18-1 A alinéa 3), vérifiez qu’elle est bien là, car elle est rarement présente 

IX – Alimenter le fonds de travaux (article 14-2)

Vous a-t-on dit que les sommes que vous versez au fonds de travaux n’appartiennent plus aux copropriétaires mais qu’elles deviennent immédiatement la propriété du syndicat des copropriétaires ?

D’où l’intérêt de mettre ce fonds de travaux sur un 2nd compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires, c’est lui qui profitera des revenus générés par ces sommes, donc vous.

En cas de vente, la part du vendeur ne sera pas restituée, mais mise au crédit du lot concerné. Le prix de vente devra donc tenir compte du montant de cette part qui figure dans l’état daté que fourni le syndic à la demande du notaire.

Le montant de la cotisation annuelle de chaque copropriétaire ne peut être inférieur à 5 % du montant annuel du budget prévisionnel.

Lorsque le montant total du fonds de travaux atteint un montant supérieur au budget prévisionnel, le syndic doit inscrire à l’ordre du jour de l’AG :

-la question de l’élaboration du plan pluriannuel de travaux (PPT) (code de la construction et de l’habitation – article L731-2),

-la question de la suspension des cotisations au fonds de travaux, en fonction des décisions prises par l’AG sur le PPT.

X – Installer un dispositif d’individualisation des frais de chauffage (DIFC) (majorité simple article 24)

De nouvelles mesures s’appliquent depuis le 25 octobre 2020.

Entre la convocation à l’AG et sa tenue, la note d’information sur les modalités de calcul des charges collectives, qui doit être mise à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic, doit mentionner, en plus de celles concernant le chauffage et la production d’eau chaude sanitaire (ECS), les modalités de calcul des charges de refroidissement.

Si l’immeuble est soumis à l’obligation d’installer un DIFC, le syndic doit inscrire à l’ordre du jour la question des travaux permettant d’en munir le bâtiment et présenter les devis élaborés à cet effet.

Les appareils de mesure tels que compteur individuel ou répartiteur de frais de chauffage installés depuis le 25 octobre 2020 sont relevables à distance.

L’ensemble des systèmes de comptage existant sera relevable au plus tard le 1er janvier 2027.

XI – Donner délégation au CS (majorité absolue article 25)

Donner délégation au CS et au syndic n’est pas illégal, mais ce n’est pas ce que demande la loi qui prévoit la délégation au CS seul (articles 21-1 à 21-5).

Dans le cas de la délégation au CS, chacun de ses membres doit être couvert par une assurance de responsabilité civile (RC) spécifique souscrite par le syndicat des copropriétaires.

XII – Autoriser des travaux sur des parties communes (majorité absolue article 25)

Il convient de vérifier ce qui a déjà été accordé ou refusé à d’autres copropriétaires par les AG précédentes pour éviter d’éventuelles rancœurs.

Lors de l’AG poser publiquement la question aux voisins (dessus, à côté, dessous, en face) pour éviter des récriminations futures.

S’il y a des problèmes de bruits, vibrations ou coulures de condensat suite à autorisation (notamment en ce qui concerne les systèmes de climatisation très à la mode), le syndicat des copropriétaires sera recherché en responsabilité.

XIII – Pénaliser le syndic qui tarde à remettre des documents à un copropriétaire (article 8-2)

Tout copropriétaire peut demander la communication de la fiche synthétique de copropriété au syndic qui doit la remettre sous 1 mois. Sans réponse de sa part  passé ce délai, une pénalité de 15 € par jour de retard imputée sur ses honoraires apparaîtra en produit exceptionnel au « compte 714 produits divers » des comptes de la copropriété à soumettre à l’AG.

XIV – Pénaliser le syndic qui tarde à remettre des documents au CS (article 21)

Le CS peut demander au syndic la communication de tout document intéressant la comptabilité, la gestion et plus généralement l’administration du syndicat des propriétaires. Sans réponse de sa part sous 1 mois, une pénalité de 15 € par jour de retard imputée sur ses honoraires apparaîtra en produit exceptionnel au « compte 714 produits divers » des comptes de la copropriété à soumettre à l’AG.

XV – Montant des honoraires du syndic

C’est peut-être une évidence pour certains, mais lisez bien les termes du contrat en ce qui concerne le montant des honoraires qui sont dus, non pas pour la durée du contrat, mais pour 1 exercice comptable, c’est-à-dire pour 1 année.

par exemple : pour un contrat de 18 mois commençant le 10 octobre 2020, quel sera le montant des honoraires pour la période du 10 octobre 2020 au 31 décembre 2020 et pour celle du 1er janvier 2022 au 9 mars 2022 ?

XVI – Rembourser les frais d’envoi des convocations à l’AG au syndic

Et seulement les frais postaux déboursés, c’est légal. Attention : les frais de rédaction, reproduction, confection, mise sous pli et dépôt à la poste sont inclus dans son forfait.

Si vous êtes soucieux de vos deniers, il peut être pertinent de proposer à l’AG que, pour les copropriétaires occupants, la remise soit effectuée contre émargement par les membres du CS…

par exemple : un syndicat de 200 copropriétaires, dont 150 occupants :

*AGO avec 50 à 80 pages de contrats, devis et autres pièces jointes, la facture peut vite grimper à 1500 € (150 x 10 €) ou plus,

*AGE simple de quelques pages, la facture atteint facilement 750 € (150 x 5 €) ou plus.

*cela peut faire une économie annuelle de 10 à 20 € par copropriétaire.

XVII – Le pouvoir de représentation

La loi prévoit d’office, pour éviter des blocages de décision, que le pouvoir peut être à son tour donné par le mandataire à une autre personne de son choix s’il est atteint par la limitation du nombre de voix (dont le maximum autorisé est passé de 5 % à 10 % des voix du syndicat ; par exception, il est même porté à 15 % jusqu’au 31 janvier 2021) ou s’il prévoit d’être absent.

La loi prévoit aussi que cette possibilité soit expressément refusée par celui qui donne le pouvoir.

Cette dernière mention ne figure que rarement sur le formulaire fourni par le syndic, pourquoi ?

En principe, le mandat ne peut être qu’exprès, c’est-à-dire qu’il ne peut être donné qu’en vue de voter sur des questions précises dans le cadre d’une AG déterminée. Il ne sera plus valable pour une AG postérieure, même si l’ordre du jour est inchangé (CA Paris janvier 1994), sauf si son libellé mentionne le maintien de sa validité pour une éventuelle AG ultérieure, au cas où la première n’aurait pas réuni une majorité suffisante (CA Paris février 2007).

Cette jurisprudence n’évoque pas une autre raison de report que la majorité insuffisante, un pouvoir reconductible sans autre précision pourrait être sanctionné en cas de recours d’un copropriétaire.

Le mandat permanent est exclu, sauf pour les administrateurs de biens chargés de la gestion locative d’un lot et auxquels le mandat peut être donné en termes généraux, par avance pour les AG à venir.

-commentaire : à plusieurs reprises nous avons évoqué le recours possible d’un copropriétaire. Personne ne connaît les motivations d’un associé ou d’un indivis ou d’un nu-propriétaire ou d’un copropriétaire-bailleur n’habitant pas le logement concerné. Supposer qu’aucun recours n’aura lieu est donc une prise de risque financier que fait courir celui qui convoque l’AG (en général le syndic), mais avec l’argent des copropriétaires. Il nous paraît normal que vous en soyez informés.

octobre 2020